Control contable empresarial
Outsourcing contable para empresas con múltiples sedes en Colombia
Centralizamos información contable, tributaria, financiera y laboral de compañías con múltiples establecimientos, sucursales o unidades de negocio. Implementamos procedimientos, cronogramas de cierre, responsables e informes gerenciales para controlar toda la operación desde una sola fuente de información.
- Control por sede
- Cierres consolidados
- Información gerencial
- Gestión tributaria territorial
- Operaciones de importación
- Procesos documentados
Vista consolidada
Operación nacional
Complejidad operativa
Cuando la empresa crece, también aumenta la complejidad contable
Una operación con varias ciudades, cajas, bancos, bodegas y equipos necesita reglas comunes. Sin estructura central, cada punto puede trabajar distinto y dificultar una lectura confiable del negocio.
Información dispersa
Documentos, cajas, bancos e inventarios llegan desde diferentes ciudades, puntos y responsables.
Cierres tardíos
Procesos distintos por sede retrasan conciliaciones, impuestos e información para gerencia.
Control fragmentado
Falta trazabilidad sobre cartera, cuentas por pagar, documentos, inventarios y responsables.
Riesgo territorial
Cada municipio puede exigir obligaciones, calendarios y controles tributarios diferentes.
Cifras sin comparar
Sin centros de costos adecuados resulta difícil analizar ingresos, gastos y rentabilidad por punto.
Dependencia operativa
Cuando el conocimiento vive en una sola persona, continuidad y oportunidad de la información quedan expuestas.
Objetivo: convertir información proveniente de múltiples puntos en un proceso contable ordenado, trazable y útil para tomar decisiones.
Modelo de trabajo
Una operación contable centralizada, con control en cada punto
Diseñamos un modelo según estructura, volumen, software y necesidades de información de cada empresa.
Evaluar la operación actualDiagnóstico de la operación
Identificamos sedes, fuentes de información, software, responsables, riesgos y necesidades gerenciales.
Procesos estandarizados
Definimos procedimientos, fechas de corte, canales documentales y una matriz clara de responsabilidades.
Control mensual
Organizamos conciliaciones, facturación, cartera, cuentas por pagar, inventarios y pendientes de cierre.
Cierre y consolidación
Estructuramos cierres por sede y una lectura consolidada, según las capacidades del software y la información.
Cumplimiento tributario
Acompañamos obligaciones nacionales y territoriales mediante calendarios, soportes y seguimiento.
Seguimiento gerencial
Entregamos informes definidos en el alcance y realizamos seguimiento de alertas, pendientes e indicadores.
Alcance configurable
Procesos que se pueden centralizar
El servicio se construye por módulos. Cada proceso se incorpora cuando responde a las necesidades, fuentes de información y responsabilidades acordadas.
Contabilidad y cierre
- Contabilidad
- Conciliaciones bancarias
- Cajas y puntos de venta
- Centros de costos
- Información financiera
- Cierres por sede y consolidados
Impuestos y laboral
- Impuestos nacionales y territoriales
- Nómina
- Seguridad social
- Control documental
- Calendarios de vencimientos
- Soportes tributarios
Ciclo operativo
- Facturación
- Cartera
- Proveedores
- Cuentas por pagar
- Tesorería
- Control contable de inventarios
Operación internacional
- Compras internacionales
- Proveedores del exterior
- Mercancía en tránsito
- Costos de importación
- Diferencias en cambio
- Integración de documentos aduaneros
Alcance definitivo sujeto a diagnóstico y propuesta. Los procesos listados no se incluyen automáticamente.
Implementación
Cinco etapas para ordenar, operar y mejorar
Metodología orientada a dar previsibilidad al cierre y claridad sobre responsables, controles y entregas.
- 1
Diagnóstico y levantamiento
Conocimiento de la operación, identificación de sedes, revisión de procesos, software, fuentes de información, riesgos y responsabilidades.
- 2
Procesos y responsables
Matriz de responsabilidades, procedimientos, canales, fechas de recepción, calendario de cierre, revisiones, aprobaciones y escalamiento.
- 3
Parametrización y organización
Centros de costos, terceros, saldos, homologación, estructura documental, reportes y ajustes iniciales cuando correspondan.
- 4
Operación mensual y cierre
Recepción, causación, conciliaciones, revisión de cuentas, pendientes, cierre por sede, consolidación e información tributaria.
- 5
Reportes y mejora continua
Informes, comparativos, indicadores, reuniones, alertas, desviaciones y planes de mejora acordes con el alcance.
Parametrización, migración o depuración dependen del software, calidad de la información y alcance contratado.
Lectura por unidad
Control por sede o unidad de negocio
Una estructura contable adecuada permite organizar la operación con dimensiones relevantes para gerencia y comparar puntos bajo criterios comunes.
Lecturas posibles
- Ingresos, costos y gastos por sede
- Rentabilidad por punto
- Cartera y cuentas por pagar
- Inventarios y flujo operativo
- Cumplimiento documental
- Desviaciones frente al presupuesto
- Comparativos entre establecimientos
Disponibilidad y profundidad dependen del software, estructura contable y calidad de la información entregada.
Cumplimiento coordinado
Gestión tributaria nacional y territorial
Una operación nacional puede tener obligaciones distintas según ciudad, municipio, actividad y establecimiento. Organizamos responsabilidades, soportes y vencimientos dentro del alcance contratado.
- Impuesto sobre la renta
- IVA
- Retención en la fuente
- Información exógena
- ICA y retenciones de ICA
- Obligaciones municipales
- Calendarios tributarios
- Responsabilidades por establecimiento
- Seguimiento de vencimientos
- Organización de soportes
Esta información es general y no constituye asesoría tributaria específica para una operación particular.
Operaciones internacionales
Experiencia contable y tributaria en operaciones de importación
Las importaciones requieren integrar información aduanera, contable, tributaria, financiera y de inventarios. Opyt acompaña la organización y el reconocimiento contable de estas operaciones, según documentación disponible, características de cada transacción y alcance contratado.
Aspectos que podemos acompañar
- Compras y anticipos a proveedores internacionales
- Legalización de anticipos
- Mercancía en tránsito
- Cuentas por pagar en moneda extranjera
- Conversión y diferencias en cambio
- Fletes, seguros y gastos portuarios
- Aranceles e IVA pagado en la importación
- Costos de agenciamiento y transporte asociados
- Determinación del costo del inventario importado
- Conciliación de documentos, inventario y contabilidad
- Pagos internacionales y retenciones cuando correspondan
- Organización documental de la operación
Flujo contable de una importación
- 1
Orden de compra
- 2
Anticipo o cuenta por pagar
- 3
Embarque y tránsito
- 4
Nacionalización
- 5
Recepción documental
- 6
Determinación del costo
- 7
Ingreso a inventario o activo
- 8
Conciliación contable
- 9
Pago y diferencia en cambio
Tecnología y adaptación
Trabajamos sobre el ecosistema tecnológico de la empresa
Contamos con experiencia en el manejo de Siigo, Helisa, SAP y Conta, entre otros programas. Revisamos configuración, accesos, flujos e información disponible antes de definir la forma de operación.
- Siigo
- Helisa
- SAP
- Conta
- Otros sistemas
Fuentes
Software contable, facturación e inventarios
Operación
Nómina, documentos y carpetas seguras
Control
Flujos de recepción, revisión y aprobación
Información
Reportes según datos y capacidad disponible
Acuerdos de servicio
Un servicio con responsabilidades, fechas y seguimiento
- Cronograma de cierre
- Fechas de recepción documental
- Tiempos de respuesta definidos
- Fechas de entrega de informes
- Responsable principal y respaldo
- Reuniones periódicas
- Escalamiento de asuntos críticos
- Matriz de pendientes
- Indicadores de cumplimiento
- Canales y responsabilidades de cada parte
Compromisos concretos se establecen al definir el servicio y quedan documentados en propuesta o contrato.
Continuidad
¿Qué ocurre cuando la persona encargada no está disponible?
El modelo reduce dependencia individual mediante orden, trazabilidad y una distribución clara de responsabilidades.
- Procedimientos documentados
- Responsables definidos
- Seguimiento de pendientes
- Respaldo operativo
- Organización documental
- Historial de actividades
- Control de accesos
- Revisión periódica
Resultados de la operación
Entregables que pueden formar parte del servicio
La propuesta define cuáles entregables aplican, su periodicidad, nivel de detalle, responsables y fuentes.
- 01
Balance de prueba
- 02
Estados financieros
- 03
Informes por sede
- 04
Consolidado general
- 05
Conciliaciones
- 06
Reporte de cartera
- 07
Reporte de cuentas por pagar
- 08
Seguimiento de inventarios
- 09
Calendario tributario
- 10
Matriz de pendientes
- 11
Indicadores de cierre
- 12
Informes gerenciales
- 13
Comparativos por establecimiento
- 14
Seguimiento contable de importaciones
- 15
Conciliación de mercancía en tránsito
- 16
Recomendaciones de mejora
Perfil empresarial
¿Para qué empresas aplica?
Para organizaciones que necesitan estandarizar procesos, centralizar información y fortalecer control sobre una operación distribuida.
- Empresas con varias sucursales
- Cadenas comerciales
- Distribuidores
- Empresas de servicios
- Empresas importadoras
- Compañías con bodegas o centros de operación
- Equipos administrativos distribuidos
- Grupos con varias unidades de negocio
- Empresas en expansión nacional
- Compañías que necesitan fortalecer su área contable
- Organizaciones que consolidan información de diferentes puntos
Proceso de vinculación
De la necesidad inicial a una operación organizada
- 01
Solicitud de diagnóstico
La empresa comparte su necesidad inicial.
- 02
Reunión de conocimiento
Revisamos operación, sedes y retos actuales.
- 03
Levantamiento
Identificamos volúmenes, sistemas, procesos y responsables.
- 04
Definición del alcance
Acordamos procesos, entregables y modalidad.
- 05
Propuesta
Documentamos servicio, responsabilidades y honorarios.
- 06
Implementación
Organizamos canales, procedimientos y cronograma.
- 07
Inicio de operación
Activamos el flujo contable definido.
- 08
Seguimiento
Revisamos cierres, pendientes y oportunidades de mejora.
Preguntas frecuentes
Decisiones claras antes de contratar
Respuestas generales. Diagnóstico permite precisar alcance, responsabilidades, entregables y honorarios.
Conversar con Opyt¿Opyt puede atender empresas con sedes en diferentes ciudades?
Sí. El modelo puede organizar información de distintas sedes mediante responsables, canales, procedimientos, fechas de corte y reportes consolidados. El alcance se diseña según la operación real de la compañía.
¿Es necesario cambiar el software contable?
No necesariamente. Primero revisamos el sistema actual, su parametrización y la información requerida. Cualquier cambio depende de la capacidad de la herramienta y de las necesidades del negocio.
¿Qué programas contables maneja Opyt?
Contamos con experiencia en el manejo de Siigo, Helisa, SAP y Conta, entre otros. También podemos revisar el software utilizado por la empresa y definir la forma de trabajo más adecuada según su configuración, accesos e integraciones disponibles.
¿Cómo se recibe la información de cada sede?
Se definen canales, responsables, fechas de corte y procedimientos documentales. Así cada punto conoce qué debe entregar, cuándo debe hacerlo y cómo se controlan los pendientes.
¿Se pueden generar informes separados por sede?
Sí, cuando la estructura contable, los centros de costos y la calidad de la información lo permiten. La profundidad de cada reporte se valida durante el diagnóstico.
¿Cómo se manejan los impuestos municipales?
Revisamos obligaciones territoriales según actividades, establecimientos y municipios involucrados. El servicio puede incluir calendarios, soportes y seguimiento dentro del alcance contratado.
¿Los honorarios dependen del número de sedes?
El análisis incluye número de sedes, volumen documental, transacciones, trabajadores, inventarios, impuestos, software, ciudades, cierres y entregables requeridos.
¿El servicio puede combinar atención remota y presencial?
Sí. La modalidad se define según necesidades operativas, ubicación de las sedes y alcance acordado.
¿Qué información se necesita para preparar una propuesta?
Sedes, software, volumen de documentos, empleados, impuestos, inventarios, bancos, fechas de cierre y necesidades de información gerencial.
¿Cómo se protege la información?
Definimos responsables, controles de acceso, canales autorizados, organización documental y acuerdos de confidencialidad cuando correspondan.
¿Opyt puede apoyar empresas que realizan importaciones?
Sí. Acompañamos el reconocimiento contable y tributario de compras internacionales, anticipos, mercancía en tránsito, costos asociados, inventarios y diferencias en cambio. El alcance depende del volumen, documentación, software y participación de terceros especializados.
¿Opyt realiza directamente los trámites aduaneros?
No. Nuestro acompañamiento se concentra en los aspectos contables, tributarios, financieros y documentales relacionados con la importación. Los trámites aduaneros y de nacionalización corresponden a agencias de aduanas, operadores o profesionales autorizados.
Siguiente paso
Centralice la operación contable de su empresa
Conozcamos estructura, sedes, procesos, operaciones de importación y retos actuales. A partir del diagnóstico podremos definir modelo de trabajo, responsabilidades, entregables y honorarios acordes con la operación.